In questo paragrafo mettiamo in evidenza un esempio di classe documentale con relativi attributi per inviare in conservazione documenti differenti da quelli già previsti. Dopo avere eseguito preventivamente una verifica normativa al fine di individuare se la tipologia di documenti può andare in conservazione e quali sono gli attributi obbligatori che devono essere configurati sulla classe documentale, ipotizziamo di avere la classe documentale 'Registro IVA clienti' che può andare in conservazione ed i cui attributi sono:
• ragione sociale azienda
• p.iva azienda
• data documento
• registrazioni dal
• registrazioni al
• anno
Accedere alla gestione classe documentale per eseguire la configurazione ricordandosi di attivare il check che indica la classe documentale come classe documentale di conservazione:
Ogni attributo previsto dalla normativa deve essere indicato all'interno della classe documentale come obbligatorio, deve avere il flag di conservazione (Cons.) e deve essere definito come fiscale. La tipologia Fiscale viene configurata selezionando l’icona (
) una volta inserito il flag di Conservazione:
E’ fondamentale che l’attributo con valore di sequenza minore sia un attributo di relazione con la tabella delle anagrafiche aziende (es. CodSog). Tale attributo identifica il codice dell’anagrafica azienda proprietaria del documento che si sta caricando. Non è importante il nome dell’attributo, ma la sua posizione. La definizione della posizione avviene selezionando l’icona () e la prima posizione è quella con valore di Sequenza minore rispetto agli altri attributi (ad esempio il valore 10 viene assegnato di default al primo attributo della classe documentale, il 20 al secondo e cosi via...)
Le procedure di verifica della scadenze, utilizzate qualora si decidano di impostare i processi automatici di conservazione sostitutiva, si devono basare su un campo di tipo data opportunamente configurato come ”r;Data documento”. Anche in questo caso non è importante il nome dell’attributo ma la sua configurazione, che prevede il flag sul campo ”Data documento”.
Ad eccezione del valore di sequenza sull’attributo di relazione relativo al codice azienda (che deve sempre essere il più basso) gli altri valori di sequenza devono essere opportunamente configurati solo in questi casi:
• integrazioni con sistemi esterni che inviano documenti sul sistema tramite opportune interfacce di integrazione (Client di Invio fornito da Zucchetti o integrazione diretta tramite Web Services);
• integrazione del DMS di Infinity con il servizio SAAS di Conservazione SOStitutiva Zucchetti.
Conservazione
Gli attributi di conservazione consentono al sistema di agire in maniera differente sulle classi documentali a seconda delle impostazioni. Alcuni di essi sono utilizzati per le classi documentali che vengono caricate tramite Client di Invio o Web Services. Di seguito una descrizione delle configurazioni possibili:
Impostazioni necessarie per tutte le configurazioni (SaaS o Locale):
Sovrascrittura file : Indica al sistema che, qualora sia già presente un documento (con i propri attributi valorizzati) e tale documento non si trovi in stato conservazione, il caricamento sul sistema di un nuovo documento con gli stessi valori delle chiavi di tipo fiscale comporta la sovrascrittura del primo.
Concatenazione hash: Al momento questo flag è utilizzato solamente per le classi documentali di tipo Libro Unico del Lavoro (LUL). Il flag indica al sistema che il processo di chiusura in conservazione di un lotto deve memorizzare nell’impronta del nuovo lotto anche l’hash dell’ultimo lotto chiuso per questa specifica classe documentale.
Tale processo è richiesto dalla normativa di conservazione sostitutiva del LUL.
Super impronta: La normativa prevede che dal gennaio 2012 sia necessario inviare all’Agenzia delle Entrate l’impronta degli archivi dell’anno precedente. Nello specifico l’Agenzia ha indicato l’elenco delle classi documentali che devono rientrare in tale impronta. In questo elenco non è ad esempio presente il Libro Unico del Lavoro (LUL) in quanto non si tratta di una tipologia di documento fiscale; per questa ragione sulla classe documentale del LUL (o di altre che potrebbero nascere in futuro con la medesima caratteristica di ”r;non fiscale”) non viene impostato questo flag.
Check per Fatture: Qualora la classe documentale sia riferita a fatture attive o passive è necessario che per una corretta conservazione ci sia consecutività nella numerazione/protocollazione delle fatture. Questo check consente di indicare se si tratta di una classe documentale che rientra in questa casistica e, nello specifico, se è una classe di fatture attive o passive.
La selezione della tipologia di fattura comporta successivamente l’indicazione di quale attributo deve essere utilizzato per la verifica di continuità (es. Numero Fattura o Numero Protocollo). L’attributo deve essere presente negli attributi fiscali previsti sulla classe documentale.
Impostazioni necessarie per integrazione tramite Web Services o Client di Invio Zucchetti:
File di chiavi: In caso di integrazioni esterne, il sistema è in grado di ricevere file .zip opportunamente costruiti dal sistema esterno che si integra. Questo parametro indica quanti file contenenti le chiavi necessarie per il processo di conservazione sono presenti all’interno del file .zip ricevuto. Nel caso specifico tutte le classi documentali vengono caricate con un solo file di chiavi ad eccezione del Libro Unico del Lavoro che ne contiene due: uno con le chiavi che identificano lo spool (generato dai software Paghe Zucchetti) da mandare in conservazione ed uno che riporta tutte le chiavi di ricerca.
File firmati: Indica che i file inviati devo essere firmati digitalmente.
Hash presente: Come indicato in precedenza, in caso di integrazione con strumenti di caricamento esterno, il sistema richiede che insieme ai file da porre in conservazione sia inviato anche un documento contenente la valorizzazione delle chiavi che contraddistinguono ciascun file. Tale flag indica l’obbligatorietà di avere all’interno del suddetto file anche l’hash del file firmato caricato sul sistema. Questo consente di fare verifiche sulla corretta trasmissione dei dati sul sistema.
Visualizzazione: Al momento questo flag è utilizzato solamente per le classi documentali di tipo Libro Unico del Lavoro (LUL), i cui documenti sono generati dalle soluzioni paghe Zucchetti in formato spool. Serve al sistema per generare su richiesta i documenti PDF necessari alla visualizzazione dei cedolini e dei fogli presenza presenti nello spoll relativo al LUL.
Scadenze Standard
Le scadenze devono essere obbligatoriamente inserite e consentono ai processi automatizzati di elaborare i documenti inseriti nel sistema. In particolare la scadenza consente di individuare la data in cui effettuare la chiusura dei lotti di conservazione.
Nel caso d’esempio riportato viene impostata una regola relativa all’anno, in cui si dice che il 31/12 devono essere chiusi i lotti di conservazione; lotti che devono essere preparati almeno 5 giorni prima (Sla) e tutto questo deve avvenire con periodicità di un anno (quindi una volta all’anno).
Per una descrizione delle diverse tipologie di scadenza previste si rimanda al paragrafo descritto in precedenza ”Regole scadenze”.
Pur avendo impostato le regole, il sistema non preclude la preparazione e chiusura manuale dei lotti di conservazione.