Definire una classe documentale significa poter definire per il documento a cui la classe sarà abbinata:
percorso di memorizzazione
gestione automatica delle versioni
permessi di accesso
set di attributi
Ogni documento inserito all'interno della gestione documentale deve obbligatoriamente appartenere ad una Classe, in assenza di una classe specifica o del modulo DMS, viene applicata la classe Generica definita come default all'interno delle impostazioni globali.
Check "Conservazione": se attivo, la classe documentale ed i relativi attributi sono abilitati per l'utilizzo per la Conservazione sostitutiva. A tale scopo si rimanda al topic specifico classe documentale per sostitutiva per una corretta configurazione in tale contesto.
Percorso di memorizzazione: si imposta una cartella predefinita indicando se questa deve essere obbligatoria (l'utente che associa un documento a questa classe NON potrà modificare il percorso di memorizzazione) o propositiva (l'utente che associa un documento a questa classe potrà modificare il percorso di memorizzazione proposto)
check gestione automatica delle versioni: si definisce che ogni aggiornamento del documento appartenente a quella classe determini la creazione di una nuova versione con salvataggio in archivio della versione precedente
check classe riservata: se si attiva il check sarà visibile il Tab Permessi all'interno del quale sarà possibile specificare l'elenco degli utenti o dei gruppi ai quali la classe sarà disponibile in base alle impostazioni indicate. I valori disponibili sono i seguenti.
Visualizza : la classe sarà visibile, sia in inserimento nuovi documenti che in ricerca documenti, solo agli utenti/gruppi selezionati
Inserisce : solo chi dispone di questo permesso avrà modo di inserire documenti appartenenti alla classe
Modifica : solo chi dispone di questo permesso avrà modo di modificare documenti appartenenti alla classe; per modifica si intende la possibilità di modificare i metadati e il documento stesso ma NON di impostare una classe diversa da quella definita.
Elimina : solo chi dispone di questo permesso avrà modo di cancellare documenti appartenenti alla classe
Amministra : solo chi dispone di questo permesso avrà modo di modificare documenti appartenenti alla classe e di modificare eventualmente la classe stessa di appartenenza.
set attributi: Consente di specificare l'insieme di attribuiti per la classe documentale tra tutti quelli definiti; ad ogni singolo attributo possono essere associate e seguenti proprietà :
Obbligatorio : se attivo, l'utente in fase di associazione documento a classe documentale DEVE specificare un valore per tale attributo.
Multiplo : se attivo, l'attributo può essere associato più volte all'interno della scheda documento
Obsoleto : se attivo, l'attributo non sarà più contemplato per le nuove associazioni documento->classe
Conservazione: se attivo, l'attributo è obbligatorio per l'invio in Conservazione sostitutiva
Fiscale: se attivo, la valorizzazione dell'attributo è obbligatoria ai fini fiscali (per la Conservazione sostitutiva)
Nel caso in cui vengano utilizzati attributi di tipo Relazione, sarà visualizzato di riga un'icona per richiamare una gestione per la valorizzazione automatica degli attributi presenti all'interno della classe in base al valore dell'attributo di tipo relazione. Il check "Multiplo", per gli attributi di relazione, gestisce la possibilità di associare lo stesso documento ad entità diverse in base a ciò che la classe documentale consente.
Facciamo l'esempio di voler classificare un documento gestionale, esempio un ordine o una fattura in formato elettronico, e contestualmente associarlo alla registrazione contabile e al cliente di riferimento. In questo caso avremmo una classe documentale che contiene l'attributo di tipo relazione Riferimento Gestionale e l'attributo di tipo relazione Cliente così predisposti:
Riferimento Gestionale:
Valore attributo = Elenco da tabella
Usato per relazioni = SI
Nome tabella = ba_docume_m
Nome campo = DOSERIAL
Espressione = 'Prot:'[CONCAT] [RTRIM([STR(DONUMPRO)])] [CONCAT] '/' [CONCAT] [RTRIM(DOALFPRO)]
Url scheda = ../servlet/gsdo_mdocume?m_cAction=view&DOSERIAL=%VALUE%
Cliente
Valore attributo = Elenco da tabella
Usato per relazioni = SI
Nome tabella = ba_keysog
Nome campo = KSCODSOG
Filtro = KSTIPSOG='CLI'
Espressione = [RTRIM(KSDESCRI)]
Zoom = gsba_zkeysog_clb
Url scheda =../jsp/gsba_pclient_card.jsp?w_KSTIPSOG=CLI&w_KSCODSOG=%VALUE%
Poichè la tabella relativa al documento gestionale contiene anche (ovviamente) l'informazione del codice cliente id riferimento, sull'attributo Riferimento Gestionale che deve essere posizionato sequenzialmente prima dell'attributo del cliente, nella sezione di valorizzazione attributi di relazione, possiamo inserire l'attributo Cliente mettendo nell'espressione il valore [RTRIM(DOCODSOG)].
Quando classificheremo il documento impostando la classe documentale, impostando il riferimento gestionale, sarà valorizzato automaticamente anche il codice del cliente, riportandone la descrizione, come definito nel campo espressione dell'attributo.
La valorizzazione automatica può essere fatta su più attributi e i modo ricorsivo, l'unico avvertimento è controllare la sequenza di inserimento perchè ogni attributo di tipo relazione può valorizzare solo attributi che sequenzialmente sono riportati di seguito.