GM P Abilitazioni

Per ogni soggetto è possibile anche gestire l'abilitazione ai raggruppamenti previsti per i moduli di Gestione Risorse Umane attraverso il bottone Config. Questo bottone gestisce informazioni differenti a seconda che il soggetto sia un responsabile o un collaboratore.

ABILITAZIONE AI RAGGRUPPAMENTI DEI MODULI RISORSE UMANE

• RESPONSABILE

Oltre al nome e cognome, al modulo e al tipo di generazione, che sono dati di sola visualizzazione, è utile definire i livelli in visualizzazione e in gestione.

I numeri indicati in questi due campi consentono al responsabile rispettivamente di visualizzare i dati fino ad un certo livello, e di poterli gestire fino ad un altro livello. Il numero dei livelli in visualizzazione e in gestione sono inizializzati in base ai valori stabiliti nella definizione del Modello organizzativo.

Per ogni modulo del Work-flow attraverso la configurazione dei raggruppamenti è presente il campo “Esporta” che se valorizzato: nel caso di responsabile, se valorizzato, indica che quel soggetto viene esportato sia come responsabile che come collaboratore della stessa casella.

• COLLABORATORE

Oltre al nome e cognome, al modulo e al tipo di generazione, che sono dati di sola visualizzazione,  è utile indicare se il soggetto è titolare o sostituto nel ruolo e se può o meno visualizzare i dati che lo riguardano.

Il campo "Visualizzazione dati" come impostazione di base consente la visualizzazione dei dati ai collaboratori.

Per ogni modulo del Work-flow attraverso la configurazione dei raggruppamenti è presente il campo “Esporta”:  se valorizzato, nel caso di collaboratore, implica che la persona in oggetto viene esportata per il modulo interessato, viceversa non viene considerata nell'esportazione dei dati e quindi non viene inserita nel gruppo per il Work-Flow.

ABILITAZIONE AI RAGGRUPPAMENTI DEI MODULI WORKFLOW

Tutti i soggetti  per poter essere trasferiti a Work-Flow devono avere:

• Nell'anagrafico del soggetto un codice login collegato (soggetto – definizione – campo “Cod. utente”).

• Almeno un rapporto di lavoro attivo. Nel caso il soggetto sia associato a più rapporti di lavoro, vengono considerati tutti, e quindi nel gruppo di riferimento viene inserito tante volte quanti sono i rapporti di lavoro in essere.

Occorre inoltre tenere presente che le unità organizzative senza responsabile sono correttamente create da Risorse Umane ma non sono generate in WF perché l'applicativo HR-WF non gestisce gruppi senza autorizzatori definiti. Nel caso in cui un soggetto risulti legato nell'organigramma in più unità organizzative allora l'utente deve indicare quale di queste è l'unità principale e trasferire il soggetto solo per quella unità organizzativa e non per tutte.

L'applicativo Work-Flow non consente di trasferire lo stesso soggetto più volte, pertanto sarà cura dell'utente escludere il soggetto dalle unità organizzative non interessate selezionando l'unità organizzativa interessata (nella sezione “Personale”  togliere il flag dal campo “Esporta”).

Si ricorda che l'allineamento dei dati per Work-Flow può essere eseguito solo su organigrammi di tipo “Effettivo” o “Funzionale”.

In sede di definizione del modello organizzativo / Raggruppamenti è necessario aggiungere tutti i moduli di Work-flow interessati.

Alcuni dei moduli interessati all'allineamento dei dati sono:

Occorre inoltre disporre delle Entità delle unità organizzative. Infatti, per esportare la unità organizzative e creare i relativi raggruppamenti in WF è necessario che le strutture organizzative interessate vengano associate ad un entità organizzativa di riferimento.

Nel caso in cui le entità non vengano gestite, allora è necessario crearne una fittizia, attribuendo solo codice descrizione e valorizzando il campo “Tipologia elemento”.

Una volta creata l'entità è necessario associarla alle unità organizzative che costituiscono l'organigramma e che devono essere utilizzate per la creazione dei raggruppamenti in Work-Flow.

Nella Gestione del modello organizzativo si dovrà avere cura di verificare, con riferimento alle diverse sezioni, quanto segue:

Sezione DATI GENERALI

• Azienda

Controllare, nelle unità interessate all'allineamento dei dati, che sia stata indicata l'azienda di riferimento. 

Infatti, se l'unità non è stata associata ad un'azienda precisa, l'applicativo Work-flow genera lo stesso raggruppamento tante volte quante sono le aziende gestite, il che comporta che i gruppi vengono generati n volte, inoltre c'è un problema legato ai dipendenti che invece di finire solo nel gruppo di riferimento (quello dell'azienda indicata nel rapporto di lavoro) vengono riportati in tutti i gruppi generati.

Mantenendo l'impostazione con azienda '000000' il work-flow crea i gruppi correttamente, ovvero genera per ogni gruppo-azienda solo i soggetti che hanno un rapporto attivo in quell'azienda.

• Responsabili come collaboratori

Occorre decidere come valorizzare il campo “Responsabili come collaboratori” per ognuno dei moduli interessati. Valorizzando il campo, il sistema stabilisce che i responsabili dei raggruppamenti sottostanti e che dipendono da quello in oggetto, vengono visti anche come collaboratori.

Viceversa, non valorizzando il campo, il sistema stabilisce che ogni responsabile viene visto anche come collaboratore della propria casella, questo comporta che il responsabile può auto-approvarsi.

Per alcuni moduli come per esempio quello delle Note spese, potrebbe essere comodo non valorizzare il campo in oggetto. In questo modo, ogni responsabile, approva le proprie note spese senza richiedere l'intervento del responsabile diretto.

Tuttavia se è necessario evitare l'auto-approvazione, basta, entrare nella casella organizzativa interessata posizionarsi nella sezione “Personale”, sul nominativo del responsabile (togliere il flag dal campo “Esporta”). In questo modo si indica al sistema che il responsabile in oggetto deve essere esportato solo come responsabile e non anche come collaboratore per la stessa casella.

• Livello responsabili

Questo campo è utile nel caso in cui si intenda far “Scendere” il responsabile dell'unità padre anche come responsabile delle unità figlie. Il valore di base di questo campo dipende da quanto è stato impostato nella definizione del modello organizzativo nella sezione Raggruppamenti (campo Tipologia) Per il corretto funzionamento è necessario:

- Posizionarsi sull'unità padre e nella sezione “Personale”,  sul nominativo del responsabile e valorizzare il campo “Livelli in gestione” con il numero di livelli per cui si vuole far scendere il responsabile nelle unità figlie.

- Posizionarsi nelle unità figlie, nella sezione “Dati generali”  accanto al campo “Responsabili come collaboratori” e valorizzare il campo “Livello responsabili” con una delle opzioni proposte.

FISSO PRIMO LIVELLO:

compilando il campo in questo modo si stabilisce che per l'unità figlia viene creato oltre all'eventuale responsabile diretto anche il responsabile dell'unità padre con lo stesso livello di autorizzazione del responsabile diretto. Questo comporta che il responsabile diretto o il responsabile dell'unità padre “sceso” in automatico possono autorizzare in maniera alternativa i giustificativi dei collaboratori dell'unità figlia di riferimento.

Per il corretto funzionamento è necessario valorizzare, nei “Dati generici” dell'unità figlia, il campo “Livello responsabile” (attraverso il bottone con foglietto e penna, accanto al campo “Responsabili come collaboratori”) indicando l'opzione “Fisso 1° livello”.

Dopo di che nell'unità padre, nella sezione “Personale”, attraverso il bottone che consente di determinare i livelli di autorizzazione sui diversi moduli, è necessario indicare, per il modulo per cui si intende far “scendere” il responsabile nell'unità figlia, il numero di livelli in gestione interessato.

MULTI-LIVELLO:

compilando il campo in questo modo si stabilisce che per l'unità figlia viene creato, oltre all'eventuale responsabile diretto, anche il responsabile dell'unità padre con un livello di autorizzazione successivo rispetto a quello del responsabile diretto. Questo comporta che il responsabile diretto esegue una prima autorizzazione dei giustificativi dei collaboratori e dopo di che tali giustificativi devono essere nuovamente autorizzati dal responsabile dell'unità padre che è sceso.

Per il corretto funzionamento è necessario valorizzare, nei “Dati generici” dell'unità figlia, il campo “Livello responsabile” indicando l'opzione “Multi-livello”.

Dopo di che nell'unità padre, nella sezione “Personale” è necessario indicare, per il modulo per cui si intende far “scendere” il responsabile nell'unità figlia, il numero di livelli in gestione interessato. Nel caso in cui non si fa “scendere” il responsabile dell'unità padre nelle unità figlie questo campo è ininfluente.

• Riporta responsabile nel livello sottostante

Questo campo consente di riportare il responsabile dell'unità organizzativa su cui viene impostato, come responsabile delle unità che dipendono da queste, nel caso in cui non sia stato indicato su queste un responsabile diretto.

Sezione PERSONALE

Per ogni modulo del Work-flow attraverso la configurazione dei raggruppamenti è presente il campo “Esporta” che se valorizzato, in caso di collaboratore, implica che la persona in oggetto viene esportata per il modulo interessato, viceversa non viene considerata nell'esportazione dei dati e quindi non viene inserita nel gruppo per il Work-Flow.

In caso di responsabile, invece, se valorizzato indica che quel soggetto viene esportato sia come responsabile che come collaboratore della stessa casella.

Nel caso in cui un soggetto in Gestione Risorse Umane risulta collegata a più unità organizzative, allora sarà cura del cliente individuare per ogni modulo di Work-flow quale è il raggruppamento principale e valorizzare questo campo solo nell'unità organizzativa interessata. La stessa persona deve quindi, a parità di modulo, essere esportata una sola volta per il corretto funzionamento di Work-flow.

Per ogni collaboratore viene preso in esame il campo:

• Responsabilità

Sono previste le seguenti possibilità:

- (nessuna)

Vice Resp.

Valorizzando questo campo si va ad indicare che il collaboratore diventa approvatore per gli altri collaboratori della stessa unità.

Pertanto i giustificativi del vice e quelli dei collaboratori vengono approvati dal vice e girati, in automatico dal sistema (Work-flow) al responsabile diretto dell'unità organizzativa interessata che a sua volta dovrà eseguire l'approvazione.

Il sistema genera poi due raggruppamenti per HR-WF, in uno inserisce due autorizzatori, il soggetto definito come vice che viene creato di livello 1 e il responsabile diretto dell'unità che viene creato come livello 2, gli altri soggetti della casella organizzativa vengono inseriti come collaboratori.

In un secondo gruppo, invece, viene creato come autorizzatore il responsabile e come collaboratore il soggetto definito come vice. Il secondo raggruppamento viene creato con la stessa codifica utilizzata per il primo gruppo, ma in fondo al codice viene inserita la lettera “V”  (Esempio: raggruppamento di origine 0000000000000001 raggruppamento nuovo  000000000000001V).

Responsabile

Valorizzando questo campo si va ad indicare che il collaboratore diventa responsabile dell'unità a tutti gli effetti, ovvero approva i giustificativi dei collaboratori diretti. Quindi se per l'unità organizzativa in gestione non è stato definito alcun responsabile diretto, il collaboratore definito come “Responsabile” viene creato a livello di gruppo sia come collaboratore che come responsabile e l'approvazione dei giustificativi è a cura di questo soggetto.

Invece se esiste anche un responsabile diretto, allora il collaboratore definito come “responsabile” viene creato nel gruppo anche come responsabile a pari livello del responsabile diretto e l'approvazione dei giustificativi degli altri collaboratori può essere eseguita in alternativa o da questa persona o dal responsabile diretto dell'unità.

Il collaboratore definito come “responsabile” se previsto dalla casella in cui risiede viene riportato anche come collaboratore della casella padre.

Delegato

• Genera sostituti

Sono previste le seguenti possibilità:

Titolare

Sostituto

Entrambi

Quanto all'allineamento dati sono previste le seguenti particolarità:

• Eseguito dall'amministratore

Valorizzando il campo “Allinea raggruppamenti” è possibile selezionare il modulo interessato attraverso l'apposito elenco sul campo. Dopo la conferma l'applicativo esegue l'allineamento dei dati e il risultato è visibile nell'applicativo Work-Flow (eseguite le apposite utilità presenti nell'applicativo).

Dalla versione 01.10.01 è possibile creare più organigrammi effettivi in periodi concomitanti, ciascuno di questi deve fare riferimento ad una specifica azienda. In questo caso, per eseguire l'allineamento dei dati  viene richiesto di indicare il codice del modello organizzativo di riferimento. In caso di più modelli è necessario eseguire l'allineamento per ciascun modulo di Work-Flow tante volte quanti sono gli organigrammi effettivi creati.

• In tempo reale

Mediante la Schedulazione dei processi il programma prevede un processo di default che consente di schedulare l'allineamento dei dati per HR-WF.

Per attivare questa schedulazione è necessario:

Dalla versione 01.10.01 è possibile creare più organigrammi effettivi in periodi concomitanti, ciascuno di questi deve fare riferimento ad una specifica azienda. Il processo di allineamento dei dati schedulato è già predisposto per questo tipo di situazione.

Il risultato dell'allineamento eseguito da Risorse Umane è consultabile nel menu Utilità / HR WorkFow - Raggruppamenti).

Questa tabella visualizza per ciascun modulo, processo, Azienda e codice, il contenuto delle unità organizzative suddivise in responsabili (chiamati autorizzatori in WF) e collaboratori (chiamati Dipendenti in WF). Per ciascun soggetto vengono riportate le date di validità e lo stato.

Dalla versione 01.10.01 è possibile creare tanti raggruppamenti effettivi quante sono le aziende in gestione (multiorganigramma). Ciascuno di questi deve fare riferimento ad un azienda specifica. Per il corretto funzionamento dell'allineamento dei dati è necessario:

- Definire tanti modelli organizzativi quanti sono quelli che si intendono gestire, indicando per ciascuno i moduli di Work-Flow che si intendono allineare.

- Indicare nelle entità delle unità organizzative come codice di allineamento dei dati “Codice elemento organizzativo”, ovvero il codice dell'unità organizzativa stessa! Questo perché per ogni modello devono essere create unità diverse, ovvero la stessa unità non può essere associata a più modelli.

- Associare ciascuna unità organizzativa gestita all'azienda di riferimento.